Aplicaciones Publisher y Access【Microsoft 365】

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Cuando pensamos en Microsoft 365 solemos quedarnos con las aplicaciones de siempre como Word, Excel, Outlook o PowerPoint. Sin embargo, dentro de la suite existen otras herramientas menos conocidas que pueden marcar la diferencia en el día a día de una empresa. Es el caso de Microsoft Publisher y Microsoft Access.

Muchos usuarios llegan a estos nombres con la misma duda en la cabeza: ¿para qué sirven exactamente Publisher y Access y en qué planes de Microsoft 365 los puedo usar? En este post se explica qué hacen estas aplicaciones y, además, veremos en qué tipo de plan tienen sentido y cuándo te interesa usarlas de verdad para no pagar por funciones que no necesitas.

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Publisher y Access: las dos apps que solo encontrarás en el Plan Standard de Microsoft 365

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Qué planes de Microsoft 365 incluyen Publisher y Access

Dentro de Microsoft 365 para empresa suele haber dos grandes tipos de licencia:

• Planes pensados para trabajar solo en la nube, con las aplicaciones en versión online.
• Planes que incluyen, además, las aplicaciones de escritorio para instalarlas en tu PC con Windows.

Aquí es donde entra en juego Publisher y Access. Estas herramientas están orientadas al uso en escritorio. Son ideales cuando trabajas con un ordenador con Windows y quieres sacar partido a funciones de diseño o bases de datos de forma más avanzada.

De forma general, podríamos resumirlo así:

• El plan básico se centra en trabajo online: correo, almacenamiento en la nube, Word, Excel y PowerPoint en el navegador, Teams y colaboración.
• El plan estándar añade el paquete Office de escritorio para instalar en el ordenador y es el que incluye de forma completa aplicaciones como Publisher y Access para PC.

Característica	Plan Básico Microsoft 365	Plan Estándar Microsoft 365
Tipo de Uso	☁️ Principalmente online	💻 Online + Apps de escritorio
Aplicaciones Office	Versiones web (navegador)	Versiones web + Instalables en PC
Publisher y Access	❌ No disponibles como app de escritorio	✅ Disponibles para PC (Windows)
Ideal Para	Empresas que priorizan la movilidad y el trabajo 100% en la nube.	Negocios que necesitan el máximo potencial de Office en sus ordenadores.

Microsoft Publisher: Tu Aliado para el Diseño

Microsoft Publisher es una herramienta imprescindible para quienes buscan crear y editar publicaciones de alta calidad. Gracias a sus funcionalidades, puedes diseñar folletos, carteles, tarjetas y mucho más. Y lo mejor es que no necesitas ser un experto en diseño para conseguir resultados profesionales.

Funcionalidades de Publisher

Entre las funciones de Publisher, destacan su biblioteca de plantillas, su facilidad para la manipulación de textos e imágenes, y su integración perfecta con otras aplicaciones de Microsoft 365.

1. Plantillas Profesionales: Publisher brinda una gran cantidad de plantillas que abarcan desde tarjetas de visita hasta folletos informativos y revistas completas. Estas plantillas predefinidas te ofrecen una guía útil, permitiéndote centrarte en el contenido sin tener que preocuparte por los aspectos técnicos del diseño. Además, las plantillas son completamente personalizables, lo que te permite modificar los colores, las fuentes y las imágenes para que se ajusten a tu marca o estética personal.
2. Manipulación de Texto e Imágenes: Publisher se destaca en el manejo de la tipografía y las imágenes. Puedes experimentar con una variedad de estilos y efectos de texto, incluyendo contornos, sombras, reflejos y relieves. Además, Publisher te permite ajustar y editar imágenes directamente en el documento, incluso te permite recortarlas en formas únicas para agregar un toque extra de estilo a tus diseños.
3. Integración con Microsoft 365: La habilidad de Publisher para integrarse con otras aplicaciones de Microsoft 365 es otra característica que lo hace ser muy útil. Por ejemplo, puedes importar datos de Excel para crear etiquetas o folletos personalizados, o usar tu lista de contactos en Outlook para enviar publicaciones por correo directamente desde Publisher.
4. Composición de Página: Con Publisher, tienes el control total sobre la composición de tu página. Puedes mover, redimensionar y rotar los objetos de tu diseño con precisión. También puedes utilizar las guías de alineación y las herramientas de distribución para asegurarte de que todos los elementos de tu página estén perfectamente colocados.
5. Impresión y Publicación: Publisher te permite previsualizar y ajustar tu diseño para la impresión con facilidad, garantizando que tus documentos luzcan geniales tanto en la pantalla como en papel. Además, Publisher admite la conversión de tus publicaciones a formatos web amigables, lo que te permite compartir fácilmente tus trabajos en tu sitio web o en las redes sociales.

Microsoft Access: Gestión de Bases de Datos al Alcance de tu Mano

Si lo que necesitas es crear y manejar bases de datos, Microsoft Access es la herramienta perfecta. Con una interfaz amigable e intuitiva, Access hace que la gestión de datos sea accesible para todos, incluso para quienes no tienen experiencia previa en este campo.

Capacidades de Access

Access es mucho más que un simple creador de bases de datos. Sus funcionalidades te permiten realizar análisis de datos, automatizar tareas y más.

1. Creación de Bases de Datos: Access permite la creación de bases de datos relacional, es decir, bases de datos que se componen de diferentes tablas relacionadas entre sí. Esto facilita el almacenamiento, la búsqueda y el análisis de grandes cantidades de información. También puedes importar datos de otras fuentes, como Excel o SharePoint.
2. Interfaz de Usuario: Access cuenta con una interfaz de usuario amigable que hace que la creación y gestión de bases de datos sea accesible incluso para los usuarios menos experimentados. Ofrece asistentes para la creación de tablas, formularios, consultas e informes, además de plantillas predefinidas que te ayudan a comenzar con rapidez.
3. Análisis de Datos: Access cuenta con potentes funciones de análisis que te permiten procesar y analizar tus datos para obtener información valiosa. Puedes crear consultas complejas para filtrar tus datos, realizar cálculos, y agrupar información de manera significativa. También puedes crear informes personalizados para presentar tus datos de manera clara y profesional.
4. Automatización de Tareas: Access te permite automatizar tareas comunes mediante el uso de macros y módulos de VBA (Visual Basic for Applications). Esto puede ahorrar mucho tiempo y evitar errores, especialmente cuando se trabaja con bases de datos grandes.
5. Integración con Microsoft 365: Al igual que Publisher, Access se integra a la perfección con otras aplicaciones de Microsoft 365. Puedes importar datos de Excel, conectar tu base de datos a SharePoint para compartir información, e incluso enviar informes por correo electrónico a través de Outlook.

Publisher y Access: Disponibilidad Solo para Descarga en PC

Si bien Microsoft 365 ha adoptado un enfoque cada vez más online, centrado en la colaboración y la movilidad, hay algunas excepciones notables. Entre estas se encuentran dos de sus herramientas más útiles: Microsoft Publisher y Access.

Ambas aplicaciones sólo están disponibles para su uso en la versión descargable del paquete Microsoft 365 y, además, únicamente son compatibles con sistemas operativos Windows.

Por qué Publisher y Access no están disponibles online ni para macOS

Las características intrínsecas de Publisher y Access podrían explicar esta limitación. Ambos programas fueron diseñados con la intención de ser herramientas especializadas.

El nivel de funcionalidad y complejidad que ofrecen podría ser difícil de reproducir de manera eficiente en un entorno online.

Además, al estar orientadas a nichos específicos de mercado, su demanda en plataformas diferentes a Windows puede no ser lo suficientemente alta como para justificar el desarrollo en estos entornos.

Por tanto, si bien la tendencia general de Microsoft 365 es proporcionar aplicaciones que funcionen online y en diversas plataformas, Publisher y Access se mantienen como soluciones más tradicionales.

Estas herramientas requieren ser descargadas e instaladas en un equipo con sistema operativo Windows, proporcionando a cambio un nivel de funcionalidad y control que difícilmente puede ser igualado por una aplicación online.

A pesar de estas limitaciones, tanto Publisher como Access continúan siendo muy valiosas dentro del paquete de Microsoft 365. Si eres un usuario de Windows y necesitas una herramienta de diseño gráfico o de gestión de bases de datos, ambos programas pueden proporcionarte exactamente lo que necesitas.

Cuándo te interesa usar Publisher en lugar de Word

Una de las dudas más habituales es: si ya tengo Word, ¿para qué quiero Publisher? La respuesta está en el tipo de trabajo que haces.

Word está pensado para documentos de texto: informes, contratos, propuestas, redactar contenido. Puede añadir imágenes, pero el enfoque principal sigue siendo el texto.

Publisher, en cambio, está orientado al diseño de publicaciones. No busca competir con herramientas profesionales de diseño gráfico, pero sí facilitar el trabajo del día a día en la empresa cuando no hay un diseñador en plantilla.

Algunas situaciones donde Publisher encaja muy bien son:

Usa Word si... El texto es el protagonista (informes, cartas, artículos). Necesitas una estructura lineal y sencilla. La colaboración en tiempo real es fundamental. Buscas simplicidad para crear documentos de texto.

Elige Publisher si... El diseño visual es la prioridad (folletos, carteles). Necesitas control preciso sobre la posición de cada elemento. Vas a preparar material para imprenta. Quieres crear catálogos, trípticos o tarjetas de visita.

Si haces este tipo de materiales varias veces al año, intentar maquetarlo todo en Word puede ser frustrante. En esos casos, tener un plan de Microsoft 365 con Publisher te permite ganar tiempo y conseguir resultados más cuidados, sin necesidad de recurrir a software profesional más complejo.

Cuándo te interesa usar Access en lugar de Excel

Con Access pasa algo parecido. Muchos usuarios comienzan gestionando todo con Excel: listados de clientes, productos, facturas, reservas o incidencias. Durante un tiempo funciona bien, pero llega un punto en el que el archivo crece tanto que se vuelve difícil de mantener.

Ahí es donde entra Microsoft Access. Access está pensado para trabajar con bases de datos relacionales. Esto significa que puedes tener varias tablas relacionadas entre sí, como por ejemplo:

• Una tabla de clientes.
• Una tabla de pedidos.
• Una tabla de productos.

Cada tabla guarda su información y Access se encarga de relacionarlas. De esta forma, puedes sacar informes, filtrar datos o crear formularios para introducir información de forma más ordenada.

Algunos casos claros en los que Access aporta valor frente a seguir con Excel son:

Sigue con Excel si... Gestionas listas de datos sencillas y de tamaño manejable. Necesitas realizar cálculos rápidos, gráficos y tablas dinámicas. Tus datos no están interrelacionados de forma compleja. Buscas flexibilidad para análisis y proyecciones puntuales.

Pásate a Access si... Tus hojas de cálculo se han vuelto un caos inmanejable. Necesitas relacionar distintas tablas de datos (clientes con pedidos). Varios usuarios deben consultar o actualizar datos a la vez. Quieres crear formularios de entrada de datos para evitar errores.

Si tu negocio ha crecido y notas que tus archivos de Excel empiezan a ser un caos, es un buen momento para plantear un plan estándar de Microsoft 365 que incluya Access y migrar esa información a una base de datos más organizada.

Ejemplos de uso de Publisher y Access según el tipo de negocio

Para que el lector se identifique mejor, puedes incluir ejemplos por perfil. Así entenderá si estas aplicaciones encajan o no en su empresa.

Por ejemplo:

• Pequeños comercios y tiendas físicas

  • Publisher: carteles de ofertas, etiquetas de precios, tarjetas regalo, flyers para repartir en la zona.
  • Access: base de datos de clientes habituales, historial de compras, cupones aplicados.

• Academias y centros de formación

  • Publisher: diplomas, material gráfico para el aula, anuncios de nuevos cursos.
  • Access: control de alumnos, asistencia, pagos y grupos de clase.

• Profesionales y autónomos

  • Publisher: dosieres de servicios, presentaciones impresas para reuniones, tarjetas de visita.
  • Access: seguimiento de clientes, proyectos, tareas y facturación básica.

• ONG y asociaciones

  • Publisher: cartelería para campañas, boletines informativos, invitaciones a eventos.
  • Access: registro de socios, donaciones, actividades y voluntarios.

Con estos ejemplos el post deja de ser solo teórico y pasa a responder a la pregunta clave del lector: “¿esto me sirve a mí o no?”.

Plan básico o plan estándar si te interesan Publisher y Access

Conclusión

En resumen, Publisher y Access son herramientas versátiles y potentes dentro de Microsoft 365. Te ayudan a realizar tareas específicas de manera eficiente, ahorrándote tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, merece la pena explorar estas aplicaciones y aprovechar al máximo sus beneficios.

Preguntas frecuentes (FAQ)